Megosztás

A raktárkezelő számlázó program egyrészről alkalmas a különböző készletmozgások, növekedések, csökkenések rögzítésére, értékbeli, mennyiségi nyilvántartások vezetésére, illetve az ERP rendszer részeként ezen tranzakciók számviteli hátterének biztosítására (ld. Főkönyvi feladás a raktárkezelő számlázó programrészeként). Másrészről a raktárkezelő számlázó program biztosítja annak lehetőségét is, hogy a gazdálkodó a szállítási bizonylatokat (szállítólevél, számla) ki tudja állítani.

Bizonylatnak nevezzük a gazdálkodó által kiállított olyan okmányokat, dokumentumokat, amelyek a gazdasági események számviteli nyilvántartásának céljából készültek és azok megtörténtét igazolják. Ez alapján a szállítólevél és számla is bizonylatnak minősül, mivel az áruk, készletek mozgásával kapcsolatos gazdasági eseményeket hitelesen bizonyítják, így fontos, hogy egy raktárkezelő számlázó program részeként mindkét dokumentumot elő lehessen állítani.

A számla a jogszabályoknak megfelelően szigorú számadású(1), de a vállalkozások sok esetben a szállítóleveleket is ily módon kezelik. A számla és szállítólevél között a másik különbség a szerepükből adódik. A szállítólevél a szállítmányhoz tartozó kísérő dokumentum, amely az áru átvételét igazolja, viszont az áru ellenértékét csak számla alapján lehet kifizetni. Manapság gyakori, hogy az árut a számlával együtt küldik, azonban előfordulhatnak olyan cégek is, amelyek a számla mellé megkövetelik a szállítólevelet is, mivel ezt használják a megrendelés teljesítésének igazolására. Ehhez pedig olyan raktárkezelő számlázó program használata ajánlott, amely teljeskörűen biztosítja ezen funkciókat. A szállítólevél formátumát illetően nincsenek előírások, mindazonáltal a dokumentumot kiállító adatait, a partner adatait, a szállított termék adatait, a kiállítás dátumát és a bizonylat azonosítóját általában fel szokták tüntetni. Ezek alapján egy hatékony raktárkezelő számlázó program részeként lehetőség van egyedi formátum kialakítására. A szállítólevél és számla kiállítása időben elkülönülhet egymástól, de a raktárkezelő számlázó program segítségével akár egy lépésben is elő lehet állítani a két bizonylatot. Előfordulhat olyan eset is, amikor több szállítólevél bizonyos tételeiről szeretnék egy számlát kiállítani, ezt szintén meg lehet tenni egy raktárkezelő számlázó program használatával, ahol arra is van lehetőség, hogy mindezekről különböző összesítő nyomtatványokat készítsünk.

A vállalatirányítási rendszer részét képező raktárkezelő számlázó program (amely természetesen önmagában is használható) segítségével tehát egy helyen nyomon lehet követni a készletváltozásokat és ki lehet állítani a szállítólevelet és számlát is, amiből adódik, hogy a szállítólevél elkészítésével csökken a raktáron lévő mennyiség is, így ezt nem kell kétszer rögzíteni.

Győződjön meg róla a saját szemével! Jelentkezzen ingyenes távbemutatónkra itt!

 

(1) A számvitelről szóló 2000. évi C törvény 168. § a következőképp határozza meg a szigorú számadású bizonylatokat: „ A készpénz kezeléséhez, más jogszabály előírása alapján meghatározott gazdasági eseményekhez kapcsolódó bizonylatokat (ideértve a számlát, az egyszerűsített adattartalmú számlát és a nyugtát is), továbbá minden olyan nyomtatványt, amelyért a nyomtatvány értékét meghaladó vagy a nyomtatványon szereplő névértéknek megfelelő ellenértéket kell fizetni, vagy amelynek az illetéktelen felhasználása visszaélésre adhat alkalmat, szigorú számadási kötelezettség alá kell vonni.”